Elegir software naviero es una decisión con la que va a vivir durante años, así que merece algo más que una comparación de funciones. El sistema correcto se ajusta a la forma en que realmente fluyen sus embarques, transmite a la Aduana de EE. UU. de manera confiable, mantiene la contabilidad amarrada a cada conocimiento de embarque y está respaldado por un proveedor que contesta el teléfono cuando un buque está cerrando.
La mayoría de las comparaciones de software se equivocan desde el primer paso: el comprador junta folletos y cuenta funciones. Todos los sistemas dicen tener reservas, conocimientos de embarque y contabilidad. Lo que los diferencia es si la información que se captura una vez fluye por el resto del embarque sin volver a escribirse, y si el sistema encaja con las rutas que usted maneja.
Antes de hablar con cualquier proveedor, escriba su propio flujo: cómo una cotización se convierte en reserva, cómo se entrega el equipo, cómo se recibe y consolida la carga LCL, quién emite el house y el master, quién transmite a la Aduana y cómo llegan los cargos a la factura. Anote dónde su equipo vuelve a teclear datos hoy y dónde suelen ocurrir los errores. Ese documento será su tabla de evaluación.
Use esta tabla durante las demostraciones. Un sistema no tiene que ser perfecto en cada fila, pero una respuesta débil en transmisión aduanera o en integración contable sale cara de compensar.
| Área | Preguntas que debe hacer |
|---|---|
| Tarifas y cotizaciones | ¿Guarda tarifas, contratos de servicio y NRA, y tarifa automáticamente cotizaciones y conocimientos de embarque? ¿Compara el B/L tarifado con la cotización original? |
| Reservas y equipos | ¿Verifica disponibilidad de equipo al reservar? ¿Maneja carga suelta, peligrosa y refrigerada? |
| LCL y almacén | ¿Recibos de muelle, inventario de almacén, llenado y vaciado? |
| Conocimientos de embarque | ¿House y master, transbordos, formatos de B/L propios, descripciones en segundo idioma? |
| Aduana de EE. UU. | ¿Cómo transmite el manifiesto ACE? ¿Cómo muestra mensajes de estado, retenciones, liberaciones y rechazos? ¿In-bond y General Order? |
| EDI | ¿Qué estándares (ANSI X12, EDIFACT, XML, CSV) y qué socios (terminales, transportistas, navieras, aduanas extranjeras) maneja? |
| Contabilidad | ¿Los cargos del B/L pasan solos a cuentas por cobrar, por pagar y al libro mayor? ¿Varias monedas? ¿Utilidad por viaje? |
| Clientes | ¿Pueden sus clientes ver el estado de su carga y sus documentos? |
| Datos | ¿De quién son los datos? ¿Puede exportarlos todos en un formato utilizable? ¿Cómo se respaldan? |
| Proveedor | ¿Quién da soporte, en qué idiomas y con qué rapidez? ¿Se puede adaptar el sistema a su operación? |
Si usted transmite sus propios manifiestos marítimos, la capacidad aduanera es la línea más importante de la lista. Según 19 CFR 4.7(b)(2), CBP debe recibir la declaración electrónica de carga 24 horas antes de que la carga se embarque en el puerto extranjero, y el NVOCC que transmite la suya debe hacerlo por un sistema aprobado por CBP. No hay espacio para un sistema lento, frágil o poco claro sobre lo que envió.
CBP publica los requisitos técnicos del manifiesto marítimo ACE en su página ACE Import Manifest Documentation: los capítulos y apéndices del Ocean CAMIR y las guías de implementación ANSI X12 para mensajes como el 309 (manifiesto), 350 (información de estado), 355 (aceptación y rechazo) y 357 (información in-bond). La misma página enlaza una lista de proveedores de servicios de datos Sea AMS. No necesita leer las especificaciones, pero sí debe preguntarle al proveedor:
Para exportadores y sus agentes, la confiabilidad también importa del lado de AES. La sección 15 CFR 30.4(f) indica que si el medio de transmisión del declarante no está disponible, debe retrasar la exportación o buscar otro medio de transmisión, así que pregunte cómo maneja el proveedor las caídas del sistema.
La mayor fuente de costos ocultos en una naviera o un NVOCC es volver a escribir los datos operativos en un paquete contable aparte. Cada recaptura retrasa la facturación y crea diferencias entre lo que se embarcó y lo que se facturó.
Pida ver cómo un conocimiento de embarque se convierte en cuentas por cobrar, cuentas por pagar y asientos del libro mayor sin que nadie lo vuelva a teclear, y pregunte cómo se agrupan ingresos y costos por embarque, cliente y viaje. Si la respuesta incluye exportar un archivo e importarlo en otro programa, sume ese trabajo y su tasa de errores a la comparación. Nuestra guía de facturación y contabilidad para NVOCC explica cómo se ve una buena contabilidad por embarque.
El software no lo hace cumplir por sí solo, pero puede facilitarle mucho o complicarle mucho el cumplimiento. Dos ejemplos de las reglas de la FMC muestran por qué importan los detalles:
Tarde o temprano dejará cualquier sistema, así que pregunte por la salida antes de firmar. ¿Puede exportar todos sus datos, incluido el historial, en un formato documentado? ¿Quién guarda los respaldos? ¿Qué pasa con sus registros si termina la relación?
Haga las mismas preguntas al revés sobre su sistema actual: ¿cómo van a pasar al nuevo sus clientes, proveedores, tarifas, reservas abiertas y conocimientos de embarque históricos? Nuestra guía para reemplazar software naviero antiguo explica una migración segura paso a paso.
El software naviero nunca está terminado. Las especificaciones de la Aduana cambian, los socios comerciales piden nuevos formatos EDI y su propia operación evoluciona. Un proveedor que adapta el sistema a su negocio y lo soporta directamente valdrá más en diez años que una lista de funciones un poco más larga el primer día.
Pregunte quién atiende las llamadas de soporte, si hay soporte en los idiomas que usan su equipo y sus clientes, cómo se manejan los cambios y adaptaciones y si puede hablar con las personas que desarrollan el sistema. Para navieras y NVOCC de la Florida, el Caribe y América Latina, GDZ-ISIS es una opción para pasar por esta lista: se desarrolla y se soporta en Miami-Dade, en español e inglés, y cada instalación se adapta a la empresa que la usa.
Como mínimo: tarifas y cotizaciones, reservas con control de equipos, recibos LCL y llenado, conocimientos de embarque con tarifas, transmisión a la Aduana de EE. UU., EDI y contabilidad alimentada directamente desde los conocimientos de embarque. Cada vez más se espera que los clientes puedan ver el estado de su carga.
Escriba su propio flujo de la cotización a la factura y pida a cada proveedor que lo demuestre con sus embarques reales. Califíquelos por lo poco que se recaptura, cómo funcionan la transmisión aduanera y la contabilidad, la propiedad de los datos y la calidad del soporte.
Según 19 CFR 4.7(b)(2), el NVOCC que transmite su propia declaración electrónica de carga debe usar un sistema aprobado por CBP. CBP publica la documentación técnica del manifiesto marítimo ACE y enlaza una lista de proveedores Sea AMS; pregunte al proveedor cómo transmite y confirme los detalles con CBP.
No es obligatorio, pero cuando los cargos del conocimiento de embarque pasan solos a cuentas por cobrar, por pagar y al libro mayor, la facturación es más rápida y el ingreso coincide con lo embarcado. Un paquete aparte implica recapturas o transferencias de archivos que hay que administrar.
Pregunte de quién son, si puede exportarlos todos, incluido el historial, en un formato documentado, cómo se respaldan y cómo se migrarán sus registros actuales. Obtenga las respuestas por escrito antes de firmar.