Controlar el inventario de contenedores es saber, para cada caja propia o arrendada, dónde está, si está vacía o llena, en qué estado se encuentra y cuánto le está costando. Para una naviera que sirve puertos de EE. UU., además, significa reportar algunos de esos movimientos a CBP. Esta guía cubre los identificadores, eventos, documentos y hábitos diarios que mantienen el conteo correcto.
Para una naviera pequeña o un NVOCC con equipo propio, la flota de contenedores es uno de los costos más grandes, y cada unidad está siempre en uno de pocos estados: vacía y disponible, asignada a una reserva, en manos de un embarcador o consignatario, llena en terminal, a bordo, en reparación o devuelta al arrendador. Controlar el inventario es saber ese estado para cada unidad en todo momento, y asegurarse de que cada cambio lo registre quien lo vio ocurrir.
Cuando el conteo falla, los síntomas cuestan caro: reservas aceptadas sin equipo para llenarlas, vacíos reposicionados al puerto equivocado, per diem pagado por cajas que nadie encuentra y reclamos de reparación que no se pueden probar.
Todo empieza por el número del contenedor. La Oficina Internacional de Contenedores (BIC) describe el número de identificación como un prefijo de propietario de tres letras mayúsculas, un identificador de categoría de equipo, un número de serie de seis dígitos y un dígito de control que ayuda a verificar el código y el número cuando se registran o se transmiten (BIC: número de identificación). La letra de categoría es U para contenedores de carga, J para equipo desmontable relacionado con el contenedor y Z para remolques y chasis.
El tipo de equipo viene del código de tamaño y tipo. Según las tablas de BIC, el primer carácter indica el largo, el segundo la altura y los dos últimos el tipo (BIC: código de tamaño y tipo).
| Código | Largo | Altura | Tipo |
|---|---|---|---|
| 22G1 | 20 pies | 8 pies 6 pulg. | Uso general |
| 42G1 | 40 pies | 8 pies 6 pulg. | Uso general |
| 45G1 | 40 pies | 9 pies 6 pulg. (high cube) | Uso general |
| 45R1 | 40 pies | 9 pies 6 pulg. (high cube) | Refrigerado |
El software debe validar el dígito de control cada vez que se escribe o se recibe un número, porque un dígito invertido crea un contenedor fantasma y esconde uno real.
El estado de un contenedor cambia en un conjunto previsible de eventos, y la lista de CBP sirve como plantilla. La norma 19 CFR 4.7d menciona, para contenedores que llegarán por buque a un puerto de EE. UU.: reserva confirmada, inspección en la puerta de la terminal, llegada o salida de una instalación (entrada y salida por puerta), carga o descarga de un medio de transporte, salida o llegada del buque, movimiento dentro de la terminal, orden de llenado o vaciado, llenado o vaciado confirmado, y detención por reparación mayor.
| Evento | Documento o registro habitual | Efecto en el inventario |
|---|---|---|
| Reserva confirmada | Reserva | Unidad asignada, todavía vacía |
| Salida vacía hacia el embarcador | Recibo de intercambio de equipo (EIR) | Unidad fuera, cambia la responsabilidad |
| Entrada llena | EIR | Unidad llena en terminal, estado registrado |
| Llenado o vaciado | Registro de llenado o vaciado, recibo de muelle | Pasa a llena o vacía |
| Cargada o descargada | Listas de carga y descarga, plano de estiba | Unidad a bordo o en el puerto de descarga |
| Detenida por reparación | Presupuesto de reparación | No disponible hasta su liberación |
Según 19 CFR 4.7d, si una naviera crea o recibe un mensaje de estado de contenedor en su sistema de control de equipos para alguno de esos eventos, debe transmitirlo a CBP a más tardar 24 horas después de ingresarlo. Cada mensaje debe incluir el código del evento según los estándares ANSI X12 o UN/EDIFACT, el número del contenedor, la fecha y hora, si está vacío o lleno, el lugar y el buque, si el contenedor está asociado a uno.
Aparte, 19 CFR 4.7c exige el plano de estiba a más tardar 48 horas después de que el buque salga del último puerto extranjero, o antes de llegar al primer puerto de EE. UU. si el viaje dura menos de 48 horas. Por cada contenedor se reporta, entre otros datos, el operador, el número de equipo, el tamaño y tipo, la posición de estiba, el código de mercancía peligrosa si aplica y el puerto de carga.
La conclusión práctica: si sus datos de inventario están limpios, estos reportes salen de ellos. Si no, corregirá los mismos errores dos veces, una para usted y otra para CBP. Verifique siempre la norma vigente con CBP.
El recibo de intercambio de equipo es el momento en que la responsabilidad sobre la caja cambia de manos, así que debe registrar el número de contenedor y de chasis, el sello, si va vacío o lleno y su estado en cada movimiento de puerta. Las terminales reportan cada vez más estos movimientos por vía electrónica. El grupo de usuarios SMDG publica guías de implementación EDIFACT para mensajes de contenedores como CODECO, para confirmar entradas y salidas por puerta, y COPRAR y COARRI, para órdenes y confirmaciones de descarga y carga del buque (SMDG: mensajes de contenedores). En nuestro artículo sobre EDIFACT vs ANSI X12 comparamos esos mensajes con los estándares de EE. UU.
La mayoría de las navieras pequeñas combinan equipo propio y arrendado. Cada unidad arrendada tiene fechas de entrega y devolución, una tarifa diaria y condiciones de retorno, así que los reportes de inventario deben separar lo propio de lo arrendado y mostrar los días en arriendo. Las reparaciones van en el mismo registro: presupuesto, aprobación, costo y si el costo se puede cobrar a quien tenía la caja cuando el daño quedó anotado en el EIR. La demora y la detención siguen la misma lógica del lado del cliente, y solo se pueden facturar si las fechas de puerta son correctas.
En GDZ-ISIS, el módulo de control de equipos se actualiza desde todos los módulos de tráfico y registra movimiento, estado, sellos, temperatura, retenciones e historial, con reportes como existencias por depósito, arrendamiento e historial de reparaciones. Con cualquier sistema, la regla es la misma: el evento y la actualización del inventario deben ser un solo paso. Si quiere comparar enfoques, hable con nuestro equipo.
Tiene un código de propietario de tres letras, una letra de categoría de equipo (U para contenedores de carga), un número de serie de seis dígitos y un dígito de control que verifica el resto, según la Oficina Internacional de Contenedores (BIC).
Según las tablas de tamaño y tipo de BIC, el 4 indica 40 pies de largo, el 5 indica 9 pies 6 pulgadas de alto (high cube) y G1 es uso general: un contenedor seco de 40 pies high cube.
Según 19 CFR 4.7d, si la naviera crea o recibe un mensaje de estado para los eventos listados en contenedores con destino a EE. UU., debe enviarlo a CBP dentro de 24 horas de ingresarlo en su sistema. Confirme los requisitos vigentes con CBP.
Es el registro de la entrega de un contenedor en una puerta o depósito: número de unidad y chasis, sello, si está vacío o lleno y su estado. Demuestra quién tenía la unidad y en qué condición, algo clave en disputas por daños y per diem.
Los movimientos de puerta deben registrarse a diario, y muchas navieras concilian sus registros con los reportes de terminales y depósitos cada semana. Las unidades sin movimiento reciente merecen una revisión periódica para que no acumulen cargos.