Para una naviera pequeña o un NVOCC, un contenedor que no aparece es dinero perdido: un activo parado, una reserva que no se pudo atender o una factura de demora que nadie sabe explicar. Un buen rastreo de contenedores se reduce a tres cosas: un número de contenedor válido, una lista coherente de eventos y registrar cada evento con la fecha correcta en el momento en que ocurre.
Las grandes navieras tienen equipos dedicados al control de contenedores y reciben datos de cada terminal donde atracan. Las navieras pequeñas y los NVOCC muchas veces manejan sus equipos con una hoja de cálculo, una pizarra y la memoria de un despachador con experiencia. Eso funciona hasta que la flota crece, el despachador se va de vacaciones o un cliente reclama una factura de detención y pide fechas que nadie anotó.
Los síntomas son conocidos: vacíos que pasan semanas en el patio de un cliente, reservas aceptadas con equipo que en realidad no está disponible, números de contenedor mal escritos en los conocimientos de embarque y cargos de demora que no se pueden trasladar porque nadie puede probar cuándo empezaron los días libres. Todos tienen la misma solución: registrar el evento correcto, con el número de contenedor correcto, en el momento en que ocurre.
Todo contenedor en el comercio internacional lleva un número de identificación definido por la norma ISO 6346. Según el Bureau International des Containers (BIC), tiene cuatro partes:
| Parte | Formato | Ejemplo |
|---|---|---|
| Código de propietario (código BIC) | Tres letras mayúsculas que identifican al propietario u operador principal | BIC |
| Identificador de categoría de equipo | Una letra: U para contenedores de carga, J para equipo desmontable relacionado y Z para remolques y chasis | U |
| Número de serie | Seis dígitos | 123456 |
| Dígito de control | Un dígito que valida el código de propietario y el número de serie | 5 |
El BIC explica que su registro de códigos de propietario fue adoptado dentro de la ISO 6346 y que solo los códigos registrados con el BIC pueden usarse como identificadores únicos de contenedores en documentos de transporte internacional y de aduana (registro de códigos BIC).
El dígito de control es el dato más útil para la calidad diaria de la información. El BIC lo describe como un control de la exactitud con que se registran y transmiten el código de propietario y el número de serie, así que un número mal escrito normalmente no pasa la verificación. Cualquier sistema que reciba números de contenedor, incluidas las pantallas de conocimiento de embarque y de intercambio de equipo, debería rechazar un número cuyo dígito de control no coincida. El BIC también publica una calculadora gratuita del dígito de control para verificaciones puntuales.
La ubicación actual dice dónde está el contenedor hoy. El historial de eventos dice cómo llegó ahí, cuánto tiempo se quedó y quién lo tuvo, que es lo que se necesita para planificar, facturar y resolver reclamos. Una lista práctica de eventos para una naviera pequeña se parece a los eventos que nombra CBP en su norma de mensajes de estado:
Junto con cada evento, registre fecha y hora, lugar, número de sello cuando cambie, la reserva o el conocimiento de embarque relacionado y, en contenedores refrigerados, la temperatura programada. Con ese historial, preguntas como cuánto tiempo pasan los vacíos en el patio de un cliente o cuántas unidades están paradas en cada depósito se responden solas.
El rastreo de contenedores no es solo un asunto interno para las navieras que traen contenedores a Estados Unidos. Según 19 CFR 4.7d, para contenedores que llegarán por buque a un puerto de EE. UU., la naviera entrante debe enviar a CBP mensajes de estado de contenedores (CSM) de los eventos indicados, como confirmación de reserva, entrada y salida por puerta, carga y descarga, salida y llegada del buque, y llenado y vaciado, si la naviera crea o recoge un CSM de ese evento en su sistema de rastreo de equipos.
Hay dos detalles importantes para una naviera pequeña. Primero, la norma dice que no se exige crear ni recoger CSM que la naviera no cree o recoja por su cuenta. Segundo, cuando la naviera sí registra uno de esos eventos, el CSM debe llegar a CBP a más tardar 24 horas después de ingresarse en el sistema de rastreo, por un sistema de intercambio electrónico de datos aprobado por CBP y con códigos de evento definidos en los estándares ANSI X12 o UN EDIFACT. Confirme con su asesor aduanero cómo aplica a su operación.
Los días libres, la demora y la detención se calculan con fechas de eventos, y la FMC hoy exige esas fechas en la factura. Según 46 CFR 541.6, una factura de demora o detención debe incluir, entre otros datos, los números de contenedor, los días libres permitidos, la fecha de inicio y de fin de los días libres, la fecha de disponibilidad del contenedor en importación, la primera fecha de devolución en exportación y las fechas específicas cobradas.
Si sus fechas de salida y entrada por puerta están mal o no existen, no puede emitir una factura que cumpla la norma, y según 46 CFR 541.5 una factura sin los datos exigidos elimina la obligación de pago del facturado. Dicho de otra forma: los datos de rastreo de contenedores son datos de facturación.
Un software dedicado hace que estos hábitos se mantengan. En GDZ-ISIS, el módulo de control de equipos sigue el movimiento y el estado de cada unidad entre módulos, con sellos, temperatura, historial del equipo, facturación de demora y actualizaciones de estado AMS, y el módulo de EIR valida los números de equipo y acepta datos por EDI. Para ver cómo las navieras de la Florida manejan equipos, tráfico y Aduana en un solo sistema, visite nuestra página de software naviero en la Florida.
Cuando los datos de rastreo son confiables, compártalos. Los clientes que pueden ver el estado de su carga y sus documentos llaman y escriben menos a su equipo, y los reclamos se reducen cuando ambas partes miran las mismas fechas. Un portal de clientes, un correo programado con el estado o mensajes EDI para las cuentas grandes funcionan bien; lo importante es que todos salgan del mismo historial de eventos que usa su equipo.
Verifique que tenga tres letras de propietario, una letra de categoría de equipo (U para contenedores de carga), seis dígitos de serie y un dígito de control, y que ese dígito coincida. El BIC ofrece una calculadora gratuita en línea, y un buen software naviero valida los números al ingresarlos.
Es el código de propietario de tres letras al inicio del número de contenedor. El BIC indica que su registro forma parte de la ISO 6346 y que solo los códigos registrados con el BIC pueden usarse como identificadores únicos en documentos de transporte internacional y de aduana.
Los CSM son mensajes electrónicos que reportan eventos como entrada y salida por puerta, carga, descarga, llegada del buque y llenado. Según 19 CFR 4.7d, las navieras entrantes deben enviar a CBP los CSM que crean o recogen de los eventos indicados dentro de las 24 horas siguientes a registrarlos.
La sección 46 CFR 541.6 exige que la factura muestre los días libres, su fecha de inicio y de fin, la fecha de disponibilidad en importación, la primera fecha de devolución en exportación y las fechas cobradas. Por eso son esenciales fechas de puerta y disponibilidad exactas.
Con volúmenes muy pequeños, sí, pero la hoja de cálculo no valida números, no enlaza equipos con reservas y no guarda un historial de eventos confiable. Cuando la flota crece, un software de control de equipos reduce contenedores perdidos y cargos que no se pueden cobrar.