La temporada de huracanes del Atlántico va del 1 de junio al 30 de noviembre, y para una naviera o NVOCC de la Florida es un problema de continuidad del negocio tanto como de clima. Un buen plan cubre tres cosas: qué significan las condiciones de puerto de la Guardia Costera para sus salidas, cómo se mantienen seguros y accesibles sus datos, y cómo su equipo sigue moviendo documentos, transmisiones y clientes si la oficina cierra.
La página de climatología del Centro Nacional de Huracanes indica que la temporada de huracanes del Atlántico va del 1 de junio al 30 de noviembre. También señala que el pico es el 10 de septiembre, con la mayor actividad entre mediados de agosto y mediados de octubre. Pueden formarse tormentas fuera de esas fechas, pero esos seis meses son el periodo en que una empresa naviera del sur de la Florida debe tratar una interrupción como un supuesto de planificación y no como una sorpresa.
Para los gerentes de operaciones, lo útil es el calendario. El plan debe revisarse y probarse antes de junio, actualizarse a principios de agosto antes de las semanas más activas y mantenerse vigente hasta noviembre. Un plan escrito a última hora, cuando aparece el cono en el pronóstico, suele cubrir el edificio y olvidar los datos, las transmisiones y los clientes.
En el sur de la Florida, el Capitán de Puerto (COTP) de la Guardia Costera para el Sector Miami establece condiciones de puerto cuando se acerca una tormenta. Las definiciones están en 33 CFR 165.706, una regla de zona de seguridad para las aguas navegables de la zona del COTP del Sector Miami. Cada condición depende de cuándo se pronostica que lleguen a tierra en el puerto vientos sostenidos de tormenta tropical:
| Condición de puerto | Se establece cuando se pronostican vientos de tormenta tropical sostenidos dentro de | Lo que suele significar para una naviera o NVOCC |
|---|---|---|
| WHISKEY | 72 horas | Activar el plan: confirmar salidas, cierres y qué carga aún puede moverse; avisar a los clientes. |
| X-RAY | 48 horas | Esperar restricciones; definir qué zarpa, qué se retiene y dónde quedan los contenedores. |
| YANKEE | 24 horas | Movimientos de buques muy controlados; los planes de oficina y datos ya deben estar en marcha. |
| ZULU | 12 horas | El puerto se detiene en la práctica; prioridad a las personas, los sistemas y la comunicación. |
Otros puertos de la Florida dependen de otros sectores de la Guardia Costera, que emiten sus propios avisos. Sea cual sea su puerto, las restricciones concretas de cada condición vienen de los anuncios del COTP y de los operadores de terminal, así que asegúrese de que alguien en su equipo esté suscrito y sepa dónde leerlos.
Un huracán no tiene que golpear su oficina para detener su negocio. Apagones, cuartos de servidores inundados, internet caído y carreteras cerradas tienen el mismo efecto: nadie puede abrir las reservas, imprimir un conocimiento de embarque ni responder a un cliente. La guía de ready.gov para elaborar un plan de continuidad del negocio recorre la identificación de riesgos e impactos, el desarrollo de estrategias y la prueba del plan, pasos que aplican directamente a sus datos.
Si usa GDZ-ISIS u otro sistema operativo, haga a su proveedor y a su soporte informático las mismas preguntas cada primavera: dónde están los datos, con qué frecuencia se respaldan, cuánto tarda una restauración y a quién se llama a las 2 de la mañana después de la tormenta. Las respuestas deben estar en el plan escrito.
No olvide las piezas pequeñas que detienen el trabajo igual de bien: la impresora de etiquetas de los recibos de muelle, el escáner de los conocimientos firmados, la central telefónica que desvía el número principal y las contraseñas que solo conoce una persona. Cada una debe tener un responsable y una alternativa. Si el número principal no puede desviarse a celulares cuando cierra la oficina, los clientes supondrán que usted también cerró.
Los plazos de Aduana y de documentación no desaparecen con un aviso de tormenta. La carga que sí zarpa necesita un manifiesto correcto, trámites de exportación y conocimientos de embarque, y la carga retenida o desviada genera correcciones después. Las semanas posteriores a una tormenta son cuando las enmiendas apresuradas y los registros duplicados hacen más daño.
Para transmitir y corregir manifiestos desde el mismo sistema, vea nuestra página de software para la transmisión ACE.
La mayor parte del costo de una tormenta para una naviera pequeña no es el daño físico, es la confusión. Los embarcadores quieren saber si su carga zarpó, los consignatarios en el Caribe quieren saber cuándo llega, y los transportistas cambian itinerarios varias veces. Una actualización breve y regular vale más que una avalancha de llamadas individuales.
Un portal de clientes ayuda, porque los embarcadores consultan el estado por su cuenta en lugar de llamar. Use lo que use, la clave es que las actualizaciones salgan de los mismos registros con los que trabaja su equipo, para que la web, los correos y las respuestas por teléfono coincidan.
Los consignatarios en las islas merecen atención especial. Una tormenta que no toca Miami puede cerrar un puerto de destino en las Bahamas o las Antillas Mayores, y una que golpea la Florida puede dejar carga ya en el mar sin dónde descargar a tiempo. Incluya los puertos de destino en el plan: sepa quién es su agente en cada uno, cómo se comunicará con usted y cómo se manejarán los avisos de llegada y las liberaciones si su oficina o la de ellos no funciona.
Use esta lista como punto de partida y adáptela a sus puertos, personal y sistemas. Ponga la versión final por escrito, entregue una copia impresa a las personas nombradas y guarde una copia fuera de la oficina.
| Cuándo | Acción |
|---|---|
| Antes del 1 de junio | Revisar el plan, confirmar contactos, probar una restauración completa y el acceso remoto. |
| Principios de agosto | Actualizar el plan antes de las semanas pico; volver a probar el acceso remoto con quienes lo usarán. |
| Condición WHISKEY | Lista de embarques abiertos, aviso a clientes, ubicación de equipos, responsables de transmisiones confirmados. |
| X-RAY / YANKEE | Decisiones finales de salida registradas en el sistema; equipos protegidos; apagado ordenado listo. |
| Después de la tormenta | Confirmar al personal, restaurar sistemas, conciliar lo zarpado contra lo transmitido, informar a clientes. |
| Al cerrar la temporada | Anotar lo que falló y corregirlo antes del próximo junio. |
El Centro Nacional de Huracanes fija la temporada del Atlántico del 1 de junio al 30 de noviembre. Indica que el pico es cerca del 10 de septiembre, con la mayor actividad entre mediados de agosto y mediados de octubre.
Según 33 CFR 165.706, para la zona del Capitán de Puerto del Sector Miami, WHISKEY se establece cuando los avisos meteorológicos indican vientos sostenidos de tormenta tropical con llegada a tierra en el puerto dentro de 72 horas. X-RAY, YANKEE y ZULU siguen a 48, 24 y 12 horas.
No lo suponga. La carga que zarpa sigue necesitando sus transmisiones, y cualquier alivio o procedimiento especial vendría de la propia CBP. Revise los avisos de CBP y consulte con su agente aduanal.
Mantenga al menos una copia fuera del sitio y fuera del mismo riesgo de inundación, respalde con un calendario fijo y pruebe una restauración completa antes de la temporada. Anote quién restaura y cuánto tarda.
Envíe actualizaciones breves y regulares desde los mismos registros que usa su equipo: qué salidas están confirmadas, cuáles retenidas y cuándo volverá a informar. Prepare plantillas bilingües antes de la temporada.